勞動法

遠距工作的勞動法挑戰：企業如何合法管理異地員工

陳建國

創始合夥人

2023-11-10
6 分鐘
遠距工作 勞動契約 跨境僱傭 合規管理

前言

疫情後遠距工作成為常態，企業僱用跨縣市、跨國員工日益普遍。但遠距工作涉及工時認定、職災認定、個資保護等複雜法律議題。本文解析企業在遠距工作模式下的法律風險與因應策略。

一、遠距工作勞動契約必備條款

1.1 工作地點約定

明確約定工作地點範圍：

✓ 正確範例：
「乙方得於以下地點遠距工作：
(1) 乙方於台北市之自宅
(2) 經甲方事前核准之其他地點
(3) 甲方不定期要求時，乙方應至公司辦公」

避免模糊約定：

❌ 錯誤範例：
「乙方可在家工作」

問題：未明確定義「家」的範圍，員工可能主張可在國外工作

1.2 工時與加班

明確工時記錄方式：

  • 使用線上打卡系統
  • 即時訊息回報上下班
  • 專案管理系統追蹤工作時數

加班申請流程：

「乙方如需加班，應事前透過系統提出申請，
經主管核准後始得加班。未經核准之加班不予計薪。」

注意：即使員工自行加班，若雇主知情未制止，仍可能需支付加班費。

1.3 通訊設備與費用

設備提供方式：

選項 1：公司提供

「甲方提供筆記型電腦、行動電話等工作必要設備，
乙方應妥善保管，離職時返還。」

選項 2：員工自備，公司補貼

「乙方使用自有設備進行遠距工作，甲方每月補貼
網路費用 NTD 500、電費 NTD 300。」

選項 3：混合模式

「甲方提供筆電，乙方自行負責網路與工作空間。
甲方每月補貼通訊費用 NTD 800。」

二、工時認定與加班費爭議

2.1 常見爭議情境

情境 1：下班後回覆訊息

員工主張：晚上 9 點主管傳訊息，我立即回覆處理，應算加班。

法院見解：

  • 若僅是簡單回覆（5-10 分鐘），不構成加班
  • 若需實質工作（1 小時以上），可能構成加班
  • 建議：明確約定「非工作時間不須回覆訊息」

情境 2：彈性工時濫用

員工主張：我早上 11 點才開始工作，晚上 8 點結束，應該有加班費。

法院見解：

  • 若勞動契約明確約定「彈性工時」，可能不構成加班
  • 但若實際工時超過 8 小時，仍需支付加班費

建議做法：

  • 導入「核心工時」制度（例如：下午 1-5 點為核心工時）
  • 要求員工提前申報當日工作時段
  • 使用工時管理系統追蹤

2.2 工時管理系統建議

推薦系統：

  • Hubstaff：自動螢幕截圖、鍵盤滑鼠活動監控
  • Time Doctor：即時活動追蹤、生產力分析
  • Clockify：免費工時追蹤工具

注意事項：

  • 螢幕監控可能涉及隱私權爭議
  • 建議取得員工書面同意
  • 避免過度監控（例如：監視攝影機）

三、跨國僱傭的稅務與社保合規

3.1 常見跨境僱傭模式

模式 1：台灣公司直接僱用海外員工

稅務責任：

  • 台灣：需扣繳所得稅（20% 或依租稅協定）
  • 員工所在國：可能需繳納當地所得稅

社保責任：

  • 台灣：無需加保勞健保
  • 員工所在國：需依當地法律加保

簽證問題：

  • 員工在當地工作可能需工作簽證
  • 公司可能需在當地設立分公司/子公司

模式 2：透過 EOR（Employer of Record）僱用

運作方式：

  • 透過第三方雇主代管機構僱用員工
  • 由 EOR 負責薪資發放、社保、稅務
  • 公司僅需支付服務費（通常為薪資的 15-30%）

推薦 EOR 服務商：

  • Deel
  • Remote
  • Papaya Global

模式 3：承攬契約（非僱傭關係）

適用情境：

  • 短期專案合作
  • 特定技能外包
  • 無需全職僱用

注意風險：

  • 若實質為僱傭關係（如：固定工時、接受指揮監督），可能被認定為「假承攬、真僱傭」

3.2 各國僱傭成本比較

國家薪資水準稅率社保成本總成本
台灣$50K5-40%18%+18%
美國$100K10-37%7.65%+8%
新加坡$80K0-22%17%+17%
越南$20K5-35%21.5%+22%
菲律賓$15K0-35%12.5%+13%

四、個資保護與資訊安全管理

4.1 遠距工作個資風險

常見風險：

  1. 員工在公共場所工作，螢幕被側錄
  2. 家人或室友接觸到客戶資料
  3. 使用不安全的 WiFi 網路
  4. 將工作資料存放於個人雲端硬碟

4.2 資安政策要點

必備政策：

  1. 設備安全

    • 強制使用 VPN
    • 設備加密（BitLocker / FileVault）
    • 禁止使用公共電腦

  2. 資料存取

    • 最小權限原則
    • 禁止下載客戶資料至個人設備
    • 使用雲端協作工具（Google Workspace / Microsoft 365）

  3. 通訊安全

    • 使用加密通訊軟體（Signal / Teams）
    • 禁止透過個人 Email 傳送工作資料

  4. 監控機制

    • 定期稽核存取紀錄
    • 異常行為偵測
    • 離職時立即收回權限

4.3 違反資安政策的懲處

範例條款：

「乙方如有下列情事之一，甲方得不經預告終止勞動契約：
(1) 將客戶資料外洩或提供予第三人
(2) 使用不安全網路環境處理機密資料
(3) 違反資訊安全政策，情節重大者」

五、職業災害認定

5.1 遠距工作職災案例

案例 1：在家跌倒

員工在家工作時，起身拿水杯時跌倒受傷，是否構成職災？

勞保局見解：

  • 若在「合理工作時間」內，因「工作相關活動」受傷，可能認定為職災
  • 建議：明確約定休息時間，降低爭議

案例 2：通勤途中車禍

員工從家中前往公司開會途中發生車禍，是否構成職災？

法院見解：

  • 屬「通勤災害」，符合職災認定
  • 與一般通勤員工無異

5.2 降低職災風險的做法

建議措施：

  1. 要求員工拍照回報工作環境（確保符合安全標準）
  2. 提供人體工學設備補助（螢幕架、人體工學椅）
  3. 定期線上職安教育訓練
  4. 投保「雇主責任險」

結語

遠距工作已成為趨勢，企業必須建立完善的管理制度與法律框架。建議：

✓ 明確約定工作地點、工時、設備提供 ✓ 使用工時管理系統追蹤工作時間 ✓ 跨國僱傭考慮使用 EOR 服務 ✓ 建立資訊安全政策 ✓ 定期進行法遵檢視

Lex Vanguard 律師事務所協助多家企業建立遠距工作管理制度，確保符合勞動法規。歡迎聯繫本所進行合規諮詢。

作者簡介 陳建國律師為 Lex Vanguard 律師事務所創始合夥人，專精勞動法與企業人資合規，協助企業建立完善的遠距工作政策。

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